Cada mes, millones de trabajadores reciben su nómina sin detenerse a entender realmente qué significan todos esos conceptos, deducciones y apartados que aparecen en el documento.
¿Qué es exactamente la base de cotización? ¿Por qué el salario bruto y el neto son tan diferentes? ¿Están bien calculadas tus retenciones del IRPF?
Ya seas autónomo con trabajadores a tu cargo, responsable de recursos humanos o un empleado que quiere comprender mejor su salario, dominar el funcionamiento de la nómina es fundamental para evitar errores, reclamaciones y problemas con Hacienda.
En este artículo encontrarás una explicación sencilla de los elementos principales, su utilidad y los aspectos que conviene revisar antes de dar cualquier documento por correcto.
Si buscas una referencia práctica para elaborar este documento, no te pierdas las plantillas de nóminas que compartiremos a continuación y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.
Índice de contenidos
¿Para qué sirve esta plantilla?
La plantilla de nómina tiene tres finalidades principales:
- Justificar el pago del salario al trabajador de forma transparente y desglosada.
- Cumplir con la obligación legal de emitir un recibo de salario por cada período de liquidación.
- Facilitar la gestión administrativa de cotizaciones a la Seguridad Social y retenciones de IRPF, tanto de la parte del trabajador como de la aportación empresarial.
Es adecuada para trabajadores por cuenta ajena en régimen general de la Seguridad Social en España. No es válida para trabajadores autónomos (RETA), empleados del hogar con régimen especial o personal estatutario de las Administraciones Públicas, que tienen modelos propios.
Estructura de la plantilla
La plantilla se divide en cuatro bloques claramente diferenciados. Antes de empezar a cumplimentarla, es útil conocer para qué sirve cada uno:
| Bloque | Nombre | Función |
| I | Devengos | Todo lo que la empresa paga al trabajador (salario + complementos) |
| II | Deducciones | Lo que se descuenta del bruto (SS + IRPF + especie) |
| III | Neto a percibir | El dinero que realmente recibe el trabajador en mano |
| IV | Aportación empresa | Lo que la empresa paga adicionalmente a la SS por el trabajador |
Plantilla de Nómina en Excel y PDF
Plantilla de nómina profesional para detallar salario, devengos, deducciones, retenciones, cotizaciones y neto a percibir. Su diseño claro, corporativo y estructurado facilita la lectura de importes, bases y porcentajes.
Es útil para empresas, asesorías, departamentos de RR. HH. o autónomos que necesiten emitir recibos salariales formales, organizados y fáciles de archivar o entregar al trabajador.
Plantilla 2: Nómina para Rellenar y Personalizar
Plantilla editable de nómina mensual para empresas, asesorías o autónomos que necesiten calcular y presentar salarios, deducciones, bases de cotización, IRPF y coste empresarial. Su diseño es profesional, claro y tabular, con secciones diferenciadas por colores para datos, devengos, deducciones, resumen, aportación empresarial, observaciones y firmas.
Cómo llenar la plantilla de nómina
1. Datos de cabecera (Empresa y Trabajador)
Esta sección es puramente informativa y obligatoria por ley. Complementa los siguientes campos:
Datos de la empresa:
- Empresa: Nombre o razón social completa tal como figura en el Registro Mercantil.
- N.I.F.: Número de Identificación Fiscal de la empresa (ej.: B-28.654.321).
- Nº Ins. SS: Número de inscripción de la empresa en la Seguridad Social (código de cuenta de cotización, CCC), formato: código provincia / número de 10 dígitos.
- Dirección: Domicilio social o centro de trabajo.
Datos del trabajador:
- Trabajador/a: Nombre y apellidos completos.
- N.I.F.: DNI, NIE o pasaporte del empleado.
- Afiliación SS: Número de afiliación a la Seguridad Social del trabajador (NAF), 12 dígitos.
- Antigüedad: Fecha de inicio del contrato de trabajo (dd/mm/aaaa).
- Grupo de cotización: Del 1 al 11, según la categoría profesional del trabajador (ver tabla oficial de grupos de cotización del INSS).
- Puesto de trabajo: Denominación del cargo o categoría profesional.
Datos del período:
- Período de liquidación: Fecha de inicio y fin del mes trabajado (ej.: 01 de mayo al 31 de mayo de 2026).
- Total días: Días naturales del mes (normalmente 30 o 31).
- Días cotizados: Días efectivamente trabajados y cotizados en el período (puede diferir del total si hay bajas, altas parciales, etc.).
Atención: Todos los campos de la cabecera son obligatorios. Una nómina sin datos de identificación de empresa y trabajador carece de validez legal.
2. Bloque I: Devengos
Los devengos son todas las cantidades que la empresa debe al trabajador durante el período. Se dividen en dos categorías:
1. Percepciones salariales
Son las retribuciones por el trabajo realizado. Los principales conceptos son:
- Salario Base: Retribución fijada en el convenio colectivo o contrato para la categoría profesional del trabajador. Es el componente principal y obligatorio.
- Complemento de Puesto / Responsabilidad: Plus pactado por las características del puesto (turnicidad, peligrosidad, responsabilidad, etc.). Su cuantía depende del contrato o convenio.
- Prorrateo Paga Extra de Verano: Si las pagas extraordinarias se prorratean mensualmente (lo más habitual), se divide el importe de la paga entre 12 y se suma cada mes. Fórmula: Salario Base anual ÷ 12.
- Prorrateo Paga Extra de Navidad: Igual que la anterior. Si el convenio establece más pagas, se prorratean de la misma forma.
- Plus de Transporte: Compensación por gastos de desplazamiento al trabajo. Puede estar exenta de cotización hasta ciertos límites.
2. Percepciones no salariales
No forman parte del salario stricto sensu, pero se recogen en nómina:
- Dietas y desplazamientos: Gastos de manutención y alojamiento en viajes de trabajo. Tienen límites de exención de IRPF fijados por Hacienda.
- Pago por Incapacidad Temporal (IT): Prestación por baja médica. Rellena este campo solo si el trabajador ha tenido días de baja en el período; en caso contrario, déjalo en 0.
- Vales de Comida: Cheques restaurante u otros beneficios en especie. Están exentos de cotización hasta 11 EUR/día (límite 2026).
Cómo rellenar en el Excel:
La plantilla calcula automáticamente la columna IMPORTE multiplicando cantidad por precio unitario. Solo tienes que introducir el precio unitario de cada concepto; el total se actualiza solo. El TOTAL DEVENGADO (banda azul marino) se calcula como la suma de todos los importes anteriores mediante la fórmula =SUM(I14:I21).
3. Bloque II: Deducciones
Las deducciones son los descuentos que se aplican sobre el total devengado. La nómina actúa como agente de retención: la empresa descuenta estos importes y los ingresa directamente a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria (AEAT) en nombre del trabajador.
1. Cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social
La base de cotización para estas deducciones es, en general, el Total Devengado (con las limitaciones de bases máxima y mínima que fija el Gobierno cada año). Los tipos vigentes son:
| Concepto | Tipo trabajador |
| Contingencias Comunes | 4,70% |
| Desempleo | 1,55% |
| Formación Profesional | 0,10% |
| Cotización adicional MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) | 0,10% |
Estos porcentajes son fijos por ley y se actualizan en los Presupuestos Generales del Estado. La plantilla los tiene precargados, pero conviene verificarlos cada año.
2. Retención de IRPF
El porcentaje de retención del IRPF es variable para cada trabajador y depende de:
- El nivel salarial anual estimado.
- La situación personal y familiar (estado civil, número de hijos, discapacidad, etc.).
- Las deducciones autonómicas aplicables.
La empresa calcula el tipo aplicable al inicio de cada año (o cuando el trabajador entrega el modelo 145) utilizando el programa IRPF Retenciones de la AEAT. En la plantilla, introduce el porcentaje resultado de ese cálculo en la celda correspondiente (TIPO % de la fila IRPF). El ejemplo usa un 17,50%.
3. Productos en especie
Si el trabajador recibe retribuciones en especie (vales de comida, coche de empresa, seguro médico, etc.), su valoración se recoge aquí para deducirla del líquido a percibir. En el ejemplo, los 60 EUR de vales de comida se recogen en este apartado.
El TOTAL A DEDUCIR se calcula automáticamente: =I30+I31+I32.
4. Bloque III: Neto a percibir
Este campo se calcula automáticamente con la fórmula:
Neto a percibir = Total Devengado − Total a Deducir
Es el importe que el trabajador recibe en su cuenta bancaria. No requiere ninguna acción manual; solo verifica que el resultado sea razonable.
Consejo: Si el neto a percibir resulta negativo (algo muy inusual), revisa si hay un error en los porcentajes de deducción o en los conceptos de especie.
5. Bloque IV: Aportación de la empresa a la SS
Este bloque no afecta al salario neto del trabajador, pero es obligatorio incluirlo en la nómina por transparencia y es la base para el cálculo del Boletín de Cotización (TC-1/TC-2) que la empresa presenta mensualmente a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) a través del sistema RED / SILTRA.
Los tipos de cotización empresarial vigentes son:
| Concepto | Tipo empresa |
| Contingencias Comunes | 23,60% |
| Accidentes de Trabajo y EP (AT/EP) | 1,50% (varía por actividad CNAE) |
| Desempleo | 5,50% |
| Formación Profesional | 0,60% |
| Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) | 0,20% |
| Cotización adicional MEI | 0,58% |
Nota: El tipo de AT/EP puede variar entre 0,90% y 6,70% según la actividad económica de la empresa (epígrafe de la tarifa de primas). El 1,50% es un valor orientativo para actividades de oficina.
6. Fecha y firmas
En la parte inferior de la nómina:
- Fecha: Introduce la fecha de emisión de la nómina (generalmente el último día del mes o el día de pago).
- Firma y sello de la empresa: El responsable autorizado (gerente, director de RR.HH.) firma y estampa el sello corporativo.
- Firma del trabajador: El trabajador firma el duplicado como acuse de recibo del pago.
La empresa debe conservar el ejemplar firmado por el trabajador durante al menos 4 años (plazo de prescripción de las obligaciones laborales y de Seguridad Social).
Consejos para usar correctamente la plantilla
- Usa siempre una copia nueva: Guarda una versión original de la plantilla sin modificar. Para cada trabajador o cada mes, crea una copia nueva. Ejemplo: Nomina_Enero_2026_Trabajador_A.xlsx
- No borres las fórmulas: Algunas celdas contienen fórmulas automáticas. Si las borras, los totales pueden dejar de calcularse correctamente. Modifica solo las celdas destinadas a introducir datos.
- Revisa los porcentajes cada año: Los tipos de cotización y otros parámetros pueden cambiar. Antes de usar la plantilla en un nuevo ejercicio, revisa los porcentajes aplicables.
- Verifica el convenio colectivo: El salario base, los pluses, los complementos y las pagas extra pueden depender del convenio colectivo aplicable.
- Exporta a PDF antes de enviar: Una vez terminada la nómina, guarda una copia en Excel para edición interna y exporta otra copia en PDF para entrega o archivo.
- Guarda justificantes: Conserva el justificante de pago, la nómina firmada si procede y cualquier documentación relacionada con incidencias del mes.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
Sí, puedes usarla como base para trabajadores por cuenta ajena, pero debes adaptarla al contrato, jornada, convenio colectivo, grupo de cotización y situación fiscal de cada empleado.
La plantilla incluye fórmulas para facilitar los cálculos principales, pero debes revisar los datos introducidos, los porcentajes aplicables y las bases de cotización antes de dar la nómina por válida.
Cuando hay días de Incapacidad Temporal (IT), el salario de esos días no lo paga la empresa directamente sino la Seguridad Social. En la nómina debes reducir el salario base de forma proporcional a los días no trabajados, e incluir el importe de la prestación de IT en el apartado de percepciones no salariales. El cálculo se gestiona a través del sistema RED/SILTRA de la TGSS.
Los tipos de cotización a la Seguridad Social (tanto del trabajador como de la empresa) se revisan anualmente con la aprobación de los Presupuestos Generales del Estado o mediante Reales Decretos-Ley específicos.
El salario bruto es el total devengado antes de deducciones. El líquido a percibir es la cantidad final que cobra el trabajador después de restar Seguridad Social, IRPF y otras deducciones.
Es la parte de cotización a la Seguridad Social que paga la empresa. No se descuenta al trabajador, pero se muestra para reflejar el coste laboral total.
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